Gestão

Optimização de processos melhora a produtividade

O grande desafio das empresas, especialmente as micro e de pequeno porte, actualmente, é criar destaque no meio da ampla concorrência que assola todos os mercados. Independente de qual seja a estratégia adoptada, para todas será necessário que os processos ocorram de forma optimizada.

Nos dias de hoje, a optimização de processos é um requisito básico e prioritário para que qualquer organização, seja ela pequena ou grande, crie diferenciação e possa conquistar a sua fatia de mercado.
Optimizar processos nada mais é do que reduzir ao máximo os desperdícios, de preferência eliminá-los, de tempo e recursos, sejam eles materiais, financeiros ou humanos. Também, é necessário criar coesão entre todas as actividades essenciais para a conquista do propósito final da sua empresa. Para tal, é preciso descobrir as falhas e gargalos, ou seja, qualquer obstáculo nos seus processos produtivos que esteja a dificultar ou a impedir o alcance dos seus objectivos, e corrigi-lo. Sem que isso ocorra com sucesso, não haverá boa ideia ou grandes investimentos que se sustentem.
Portanto, o mapeamento de todos os processos da sua organização é fundamental para que exista plena consciência de como cada um funciona e para isso é fundamental fazer isso de diversas formas e não há impedimentos para que consiga, já que uma simples planilha, ou até desenhos em papéis com esquemas das sequências das etapas envolvidas podem esclarecer como funciona cada procedimento, quais os recursos envolvidos, e como se ligam entre si.
Ainda, existem ferramentas gratuitas, como o Google Drawing, que podem facilitar e informatizar o mapeamento de processos. A partir disto, é possível identificar o que realmente é essencial, e o que não é, para o bom funcionamento de qualquer empresa, o que pode ser melhorado e o que deve ter cuidado redobrado.

Ferramentas de automatização

A mudança nos processos de uma empresa e a necessidade de garantir a redução de desperdícios pode exigir novas ferramentas. Investir em soluções informatizadas que possam interligar diferentes processos da organização é fundamental para melhorar os resultados no fim do mês, já que a padronização de procedimentos, evita erros e retrabalhos, reduzindo os custos e aumentando os lucros.
Na maioria dos casos, o investimento num software é suficiente para garantir o controlo e a manutenção da actividade dos seus colaboradores e da optimização e associação de muitos processos da instituição. Num único abastecimento de informações no sistema, como a entrada de produtos no stock, por exemplo, incluem dados automaticamente no fluxo de caixa e contas a pagar, além de possibilitar uma verificação rápida da disponibilidade de um produto para venda, o seu valor, ou para produção de algum outro artigo.
Portanto, num cenário de crise e com uma concorrência cada vez maior, torna-se essencial para as empresas o investimento em soluções de optimização dos processos. Com isso, é possível aumentar a produtividade, a eficiência e os custos das tarefas diárias.
Para atingir essas mudanças, a optimização investe na identificação dos processos e no encontro de soluções tecnológicas e gerenciais ideais. Actualmente, contamos com ferramentas avançadas, mas que são pouco exploradas por muitos negócios que têm medo de sair da zona de conforto da sua gestão tradicional.
Depois que um negócio é optimiza com êxito a sua gestão de processos, inevitavelmente, tornam-se mais eficientes. Afinal, é um procedimento complexo, que leva a sua empresa a um momento de reflexão e introspecção profunda.
Dessa forma, é possível identificar todos os pontos fracos e fortes de cada colaborador em cada tarefa. Além disso, grande parte da optimização vai envolver que se livre de sistemas ineficientes para se automatizar um maior número de tarefas quanto possível.