Gestão

Práticas para realizar a cobrança dos clientes

Para os proprietários de micro e pequenas empresas, a cobrança dos clientes é um desafio que, muitas vezes, exige mais tempo do que dispõem para resolver.

No momento em que essa se torna uma preocupação, é preciso pensar nas soluções e buscar estratégias que auxiliem esse sector crucial. Voltar a atenção para os procedimentos e critérios de cobrança da empresa e estabelecer práticas mais eficientes, pode poupar muito trabalho e prejuízos no futuro da organização.
Mas antes de preparar uma nova abordagem de cobrança, é necessário pensar na relação da empresa com o cliente. Os bons procedimentos na área servem para diminuir a possibilidade de mal entendidos, evitar situações delicadas entre as partes e garantir o cumprimento das obrigações acordadas sem que seja necessário levantar o assunto fora do contexto.
Portanto, a melhor saída para que a cobrança não se torne uma dificuldade para os dois lados é ter práticas claras, simples e maneiras impessoais de cobrar uma possível dívida. Essa premissa precisa ser colocada pelas empresas na hora
de negociar com o cliente.

Elementos de cobrança
Existem fundamentalmente quatro atitudes que podem facilitar a vida do empresário e ajudá-lo a estabelecer as melhores práticas para realizar cobranças dos clientes:
1. Seja organizado - É essencial que o cadastro dos clientes esteja actualizado e as contas da empresa em dia. Sem um controlo sobre as finanças e uma contabilidade básica fica impossível administrar um negócio de qualquer porte. Tenha também uma lista com os dados dos consumidores, os serviços prestados em determinado período e as movimentações financeiras correspondentes. Além de ser fundamental para qualquer empreendimento, o hábito de manter esse tipo de planilha ajuda a acompanhar o processo de cobrança e controlar a sua eficiência;
2. Negocie as formas prévias de pagamento - Combinar previamente as condições de pagamento com o cliente é a melhor maneira de evitar mal entendidos na hora da cobrança. Negocie com ele datas, valores, os meios de pagamento. Apare todas as arestas já nas primeiras conversas e não deixe para resolver depois o que pode virar um problema.
Ao negociar, procure adaptar-se o máximo que puder às necessidades do cliente. Porém, estabeleça os limites do seu negócio quando for necessário. É conversando que as pessoas se entendem e se previnem;
3. Ofereça vantagens para o pagamento - Outra maneira de garantir o sucesso das cobranças é oferecer algumas vantagens para que elas sejam efectuadas dentro do prazo ou pelo meio de pagamento mais lucrativo para a empresa.
Descontos de pequenas percentagens para os que pagam em dia é uma maneira suave de cobrar uma multa dos que atrasam o pagamento. Cartões de crédito, por exemplo, costumam levar uma bela fatia do lucro;
4. Use ferramentas para gerenciar as cobranças - Na hora de executar a cobrança, uma das melhores saídas é utilizar os serviços automáticos de notificação do cliente. As ferramentas permitem que o processo seja executado de maneira recorrente e sem precisar da abordagem pessoal nem dos boletos de cobrança.
Por e-mail, o cliente recebe a cobrança, tem a opção de escolher entre os meios de pagamento disponíveis e você é avisado sobre todo o decorrer da operação, inclusive se houver algum atraso.
Automatizar a cobrança poupa trabalho e deixa a relação com o cliente mais amistosa. Com esses elementos, é possível organizar um esquema simples e eficiente para as cobranças. Assim, o empreendedor pode cuidar do crescimento do seu negócio e se ocupar o menor tempo possível com burocracias.