Gestão

Optimização interna e eficaz de processos

O mapeamento e o acompanhamento das tarefas ajudam a detectar novas falhas e a solucionar os erros.

Desenvolver processos claros e bem estruturados é essencial para garantir a sobrevivência e o crescimento de uma empresa no mercado. Afinal, são os processos internos que orientam as equipas e que farão com que a empresa funcione e entregue valor aos seus clientes, potenciais compradores e parceiros.
Por isso, é muito importante criar regras e definir os caminhos a serem seguidos. Caso contrário, a empresa se perderá no seu próprio emaranhado de informação, daí a necessidade de optimização de processos internos na empresa para obteção de vantagens competitivas.
A optimização de processos consiste num conjunto de acções que visam a eliminação ou redução de desperdícios de recursos e de tempo envolvidos num processo, seja ele de compras, de logística, de tomada de decisão, entre outros.

Importância para empresas
Independentemente do tamanho da empresa, é preciso reduzir custos constantemente e melhorar a produtividade e é justamente esse o maior benefício da optimização de processos.
Quando uma empresa não conhece a fundo o seu funcionamento, as pessoas responsáveis por cada tomada de decisão e os caminhos para executar as tarefas de maneira eficiente e ágil, ela perde dinheiro e deixa de ser competitiva. Sem contar que, quando a gestão não é automatizada e integrada, as chances de erros são muito maiores. E uma falha no meio do processo, por menor que seja, pode impactar directamente no seu facturamento.
Existem algumas formas que ajudam a fazer a optimização de processos nas empresas e a ter mais controlo sobre eles. Entre elas estão:
1. Mapeamento - O primeiro passo para optimizar os processos da sua empresa é mapeá-los. A princípio, essa pode parecer uma etapa muito óbvia, mas nem sempre temos consciência de todos os processos internos que acontecem em nossa empresa.
Converse com os seus funcionários e peça a ajuda para levantar todos os processos que envolvem os seus trabalhos diários e ocasionais. Regista tudo num documento e organize os processos dentro de um fluxogramas. Assim, fica mais fácil de analisá-los depois.
2. Análise - depois da identificação todos os processos da empresa, chegou a hora de analisar e pensar se realmente são necessários e eficientes. Analise ainda um por um. Essa análise permitirá que tenha uma visão mais crítica sobre os processos actuais e consiga identificar falhas e pontos
que devem ser melhorados.
3. Optimização - Com a visão mais detalhada que a análise proporciona dos processos, é muito mais fácil de identificar as necessidades de melhoria e as etapas que devem ser eliminadas ou alteradas. Ou seja, chegou o momento de fazer mudanças. Uma visão para ajudar na optimização é consultar novamente os seus funcionários. As pessoas que estão no dia-a-dia da operação tem um ponto de vista diferente do que pode ser feito para facilitar e agilizar o trabalho.
Outro ponto importante é automatizar e integrar o máximo possível todos os processos. A automatização de processos agiliza o funcionamento da empresa e diminui as margens de erros, reduzindo custos.
Já a integração faz com que a empresa como um todo funcione melhor, não deixando arestas sem acompanhamento. Todos esses benefícios são muito importantes para que a sua empresa seja mais produtiva e obtenha maior vantagem competitiva no mercado.
4. Acompanhamento - O trabalho não acabou por aí. Durante todo esse processo de implementação de optimização de processos, é muito importante acompanhar e monitorar os resultados e avaliar como os novos processos estão a funcionar. Isso permite que detecte novas falhas
e faça constantes melhorias.